ग्राहक गलत होने पर भी ग्राहक हमेशा सही रहता है। एक ईमानदार माफी की शक्ति एक नकारात्मक अनुभव को सकारात्मक में बदल सकती है, जिससे आपको और आपकी कंपनी को प्रतिकूल प्रचार और यहां तक ​​कि मुकदमों से बचाया जा सकता है। यह एक माफी पत्र तैयार करना महत्वपूर्ण है जो सच में बजता है और प्रभावित ग्राहक की भावना को छोड़ देता है जैसे किसी ने वास्तव में उनकी शिकायत / बयान पर ध्यान दिया। पत्र में पीड़ित-दोष का मामूली संकेत नहीं दिया जाना चाहिए, जिसमें ग्राहक को यह महसूस करने के लिए बनाया गया है कि वे घटना के लिए कुछ जिम्मेदारी वहन करते हैं। यह एक टेम्पलेट का भुगतान करता है जिसे आपकी कंपनी जल्दी से अनुकूलित कर सकती है ताकि ग्राहक की शिकायत को समय पर स्वीकार किया जा सके। डी-एस्केलेटिंग की स्थिति में जल्दी से प्रतिक्रिया करना महत्वपूर्ण है जो इन दिनों सोशल मीडिया और वायरल सामग्री की शक्ति को देखते हुए एक जनसंपर्क में बदल सकता है। ग्राहक को सीधे संबोधित करें, विशिष्ट जानकारी शामिल करें, ग्राहक को असुविधा को स्वीकार करें, जिम्मेदारी स्वीकार करें और फोन और ईमेल संपर्क के साथ जिम्मेदार प्रबंधक के नाम के साथ पत्र पर हस्ताक्षर करें।



एक बार में क्या पहनना है

अपने ग्राहकों से माफी मांगने की कला

जब कोई ग्राहक खराब ग्राहक सेवा के बारे में शिकायत करता है:

  • (कंपनी नाम) की ओर से, कृपया हमारे प्रतिनिधि, (व्यक्ति / नाम का नाम) के साथ अपने नकारात्मक अनुभव के लिए मेरी ईमानदारी से माफी स्वीकार करें। मैं लंबे समय तक प्रतीक्षा करने और पर्यवेक्षक द्वारा आपके प्रश्न को जल्दी हल नहीं किए जाने पर आपकी निराशा को समझता हूं। यह सुनिश्चित करना हमारा लक्ष्य है कि जब ग्राहक हमारे साथ व्यापार करते हैं तो ग्राहक 100 प्रतिशत संतुष्ट होते हैं। आपके मामले में, हम स्पष्ट रूप से ऐसा करने में विफल रहे, और इसके लिए मैं माफी माँगता हूँ। (कंपनी नाम) पर, हमारे सभी प्रतिनिधि, पर्यवेक्षक और प्रबंधक व्यवसाय करने के तरीके (कंपनी) में प्रशिक्षित होते हैं, जो दिल से सेवा है, यह सुनिश्चित करता है कि ग्राहक की ज़रूरतें सर्वोच्च प्राथमिकता हैं। आपकी चिंता को जल्दी और आपकी संतुष्टि के लिए संबोधित नहीं किया गया था, और मैं यह सुनिश्चित करने के लिए व्यक्तिगत रूप से (विभाग या व्यक्ति) के साथ पालन करने जा रहा हूं कि इस प्रकार की घटना फिर से नहीं होगी। मैं उन बदलावों पर चर्चा करने की योजना बनाता हूं जो टीम को आपकी जैसी स्थितियों को रोकने और घटनाओं को जल्दी और प्रभावी ढंग से हल करने के बारे में अधिक सक्रिय होना चाहिए। आपका समय मूल्यवान है, और हमारे प्रतिनिधि को जल्द ही अपने प्रबंधक से मदद माँगनी चाहिए। इस मामले को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद। हमें उम्मीद है कि इसे हम पहले से ही बदल सकते हैं ताकि हम ग्राहकों की संतुष्टि के लिए 100 प्रतिशत प्रदान कर सकें। यदि आपके कोई प्रश्न या चिंताएं हैं, तो कृपया नीचे दिए गए फोन और ईमेल पर मुझे पहुंचने में संकोच न करें।
  • कैसे एक व्यापार माफी पत्र लिखने के लिए
  • प्रिय ग्राहक, हमारी कंपनी की ओर से, मैं अपने कर्मियों के साथ संपर्क के दौरान आपकी हाल की असुविधा के लिए आपसे ईमानदारी से माफी चाहता हूं। भले ही हम आपको सर्वोत्तम सेवा प्रदान करने का प्रयास करें, लेकिन गलतियाँ हो सकती हैं, क्योंकि यह हमारे मानव स्वभाव में है कि हम संपूर्ण न हों। आपको यह जानना होगा कि हमारे पास यह सुनिश्चित करने के लिए हमारे पास बहुत सारे उपाय हैं कि हमारा कर्मी सबसे अच्छा है जो हम प्रदान कर सकें, इसलिए हमारे स्टोर में खरीदारी का अनुभव हमेशा सुखद होता है। इसलिए, मुझे यह बताते हुए प्रसन्नता हो रही है कि स्टाफ सदस्य जो कि असुविधा के लिए जिम्मेदार थे, को सूचित कर दिया गया है और सही उपायों को लागू किया जा रहा है, इसलिए हम यह सुनिश्चित करते हैं कि ऐसा कुछ भी न हो। हम चाहते हैं कि हमारे सभी ग्राहक खुश रहें, इसलिए हादसे के लिए माफी मांगने के लिए, हम आपको हमारे स्टोर से आपकी अगली खरीदारी पर 25% की छूट दे रहे हैं। हम ईमानदारी से फिर से माफी माँगते हैं, और हम आशा करते हैं कि आप इस घटना को एक तरफ रख देंगे और अपनी सभी खरीदारी आवश्यकताओं के लिए हमें पसंद करते रहेंगे!
  • औपचारिक माफी पत्र के नमूने
  • प्रिय ग्राहक, मैं पिछले कुछ वर्षों में आपके निरंतर समर्थन के लिए अपनी कभी न खत्म होने वाली कृतज्ञता व्यक्त करना चाहूंगा। इस विषय को हमारे ध्यान में लाने के लिए मैं आपको धन्यवाद देना चाहता हूं, और मैं हमारी कंपनी की ओर से माफी चाहता हूं। हम चाहते हैं कि हमारा हर एक ग्राहक हमारी सेवाओं से संतुष्ट हो, इसलिए हम इस तथ्य से बहुत दुखी हैं कि हमारे सबसे वफादार ग्राहकों में से एक असंतुष्ट रह गया था। आपको यह समझना होगा कि गलतियाँ मानव स्वभाव का एक हिस्सा हैं, और भले ही हम आपको सर्वोत्तम अनुभव प्रदान करने का प्रयास करें, लेकिन गलतियाँ हो सकती हैं। हमने यह सुनिश्चित करने के उपायों को लागू किया है कि भविष्य में ऐसा कुछ भी नहीं होगा, इसलिए हम आशा करते हैं कि आप भविष्य की सभी जरूरतों के लिए हमारी सेवाओं को प्राथमिकता देते रहेंगे। आपकी वफादारी के लिए हमारी कृतज्ञता के टोकन के रूप में, और हमारी गहरी माफी को व्यक्त करने के साधन के रूप में, हम आपको न केवल प्रदान की गई अंतिम सेवा की पूर्ण वापसी की पेशकश करना चाहते हैं, बल्कि भविष्य की सेवाओं पर 25% की छूट भी प्रदान करेंगे।

जब कोई ग्राहक क्षतिग्रस्त या दोषपूर्ण सामानों के बारे में शिकायत करता है:

  • अपने दोषपूर्ण (उत्पाद का नाम) के बारे में हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हमें खेद है कि वस्तु / सेवा आपकी अपेक्षाओं पर खरी नहीं उतरी। हम समझते हैं कि आप निराश हैं, और इससे हुई किसी भी असुविधा के लिए हम आपसे क्षमा चाहते हैं। हम आश्वस्त कर सकते हैं कि हमारे उत्पाद गुणवत्ता सुनिश्चित करने के लिए निरीक्षण के कई चरणों से गुजरते हैं। हमें पछतावा है कि यह त्रुटि हमारे गुणवत्ता के उपायों से पिछली है। हम उत्पाद की जगह लेंगे। इसके अलावा, हम एक डिस्काउंट कूपन / उपहार कार्ड भेज रहे हैं जिसका उपयोग आप अपनी अगली खरीद पर कर सकते हैं। इस मुद्दे को हमारे ध्यान में लाने के लिए फिर से धन्यवाद। यदि आपको अन्य चिंताएँ हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करने में संकोच न करें।


जब एक ग्राहक से वास्तविक मूल्य से अधिक वसूला गया था:

  • प्रिय ग्राहक, यह मेरे ध्यान में आया है कि आपके स्टोर से हाल ही में खरीदारी के दौरान आपको आइटम की वास्तविक कीमत से अधिक शुल्क लिया गया था। हमारे स्टोर की ओर से मैं इस गलती के लिए विनम्रतापूर्वक माफी मांगना चाहूंगा। भले ही मशीनों को उन चीजों को करने के लिए प्रोग्राम किया जाता है जो पहले मानव त्रुटियों से दागी गई थीं, सिस्टम की विफलता और गड़बड़ियां हो सकती हैं, जिससे कई समस्याएं हो सकती हैं। भले ही हम साल भर में कई सिस्टम चेक चलाते हैं, लेकिन कोई भी इसके बारे में अप्रत्याशित रूप से भविष्यवाणी नहीं कर सकता है। फिर भी, अब सब कुछ पूरी तरह से ठीक चलने के साथ, हम आपको हमारी कंपनी में आपके उत्पाद की पूरी वापसी की पेशकश नहीं करके, बल्कि हमारी दुकान से आपकी अगली खरीदारी पर 25% की छूट प्रदान करके, आपके विश्वास को बहाल करना चाहेंगे। हम आशा करते हैं कि आप एक मूल्यवान ग्राहक बने रहेंगे, और हम बहुत सराहना करते हैं कि आपने इस मुद्दे को हमारे ध्यान में लाया।

जब कंपनी कोई गलती करती है जो सीधे ग्राहक को प्रभावित करती है:

  • मैं आपके (दिनांक) आदेश / खाते को संसाधित करते समय हुई दुर्भाग्यपूर्ण त्रुटि के लिए माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ। मैं इस समय आपकी निराशा (कंपनी / सेवा का नाम) के साथ समझ सकता हूं, और हम सभी चाहते हैं कि आप यह जान लें कि हमें इस त्रुटि के लिए गहरा खेद है। सिस्टम में एक गड़बड़ (या मानवीय त्रुटि / गलतफहमी / आदि) के कारण, हमने एक गलती की है जिससे आपको असुविधा हुई है। हम आपको यह जानना चाहेंगे कि हम इस गलती को सुधारने और यह सुनिश्चित करने के लिए जल्दी से काम कर रहे हैं कि ऐसा दोबारा न हो। हम आपको $ 10 गिफ्ट कार्ड के साथ अपनी अगली खरीदारी पर 20 प्रतिशत की छूट प्रदान करना चाहेंगे जिसका उपयोग आप अपने अगले आदेश पर कर सकते हैं। हमें खेद है कि ऐसा हुआ, और हम आशा करते हैं कि आप हमारी क्षमायाचना स्वीकार कर सकते हैं।

Apology letter to customer featured

जब कोई ग्राहक किसी उत्पाद या सेवा के साथ खराब अनुभव के बारे में शिकायत करता है:

  • प्रिय ग्राहक, हम ईमानदारी से हमारे उत्पादों में से एक के साथ अपने अनुभव के बारे में हमें सूचित करने के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं। एक कंपनी के रूप में, हम हमेशा उच्चतम गुणवत्ता प्राप्त करने के लिए प्रयासरत हैं। फिर भी, विनिर्माण त्रुटियां हो सकती हैं, जिससे हमें और हमारे ग्राहकों दोनों को गंभीर असुविधा हो सकती है। कृपया आश्वस्त रहें कि हम यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी शक्ति में सब कुछ करेंगे कि ऐसा ही कुछ आपके साथ ही नहीं, बल्कि हर ग्राहक के लिए भी होगा। इस समय इस तरह के एक मूल्यवान ग्राहक होने के लिए हमारी कृतज्ञता दिखाने के लिए, और दुर्भाग्यपूर्ण घटना के लिए माफी माँगने के लिए, हम आपको समस्याग्रस्त वस्तु के लिए न केवल पूर्ण वापसी की पेशकश कर रहे हैं, बल्कि हम आपके अगले 2 आदेशों पर 30% की छूट भी प्रदान करते हैं। हमारे स्टोर, अपने चयन के किसी भी आइटम के लिए। हम आशा करते हैं कि आप इस तरह की एक छोटी सी घटना को अनदेखा कर सकते हैं, और अपनी भविष्य की खरीदारी की जरूरतों के लिए हमारे स्टोर को प्राथमिकता देते रहेंगे।
  • प्रिय ग्राहक, यह हाल ही में मेरे ध्यान में आया है, कि आप हमारे रेस्तरां से असंतुष्ट रह गए हैं। सबसे पहले और सबसे पहले, मैं आपकी राय व्यक्त करने के लिए, और एक सभ्य मामले में इस मुद्दे को संभालने के लिए धन्यवाद देना चाहूंगा, क्योंकि रचनात्मक आलोचना वह है जो हमें हमारी गलतियों को सीखाती है और उन्हें ठीक करने पर ध्यान केंद्रित करती है। भले ही हम सर्वोत्तम गुणवत्ता के लिए प्रयास करते हैं, यह केवल उचित है कि हम हर एक व्यक्ति की जरूरतों को पूरा नहीं कर सकते हैं, चाहे हम कितना भी प्रयास करें, हर व्यक्ति का स्वाद अलग है। फिर भी, चूंकि हमने आपको इस तरह की असुविधा का कारण बनाया है, इसलिए हम ईमानदारी से माफी चाहते हैं। हम अपने ग्राहकों में से हर एक को महत्व देते हैं, और उन सभी के साथ अच्छे पदों पर रहना चाहते हैं। इसलिए हमारी कृतज्ञता के टोकन के रूप में और अपनी गहरी क्षमायाचना व्यक्त करने के तरीके के रूप में, हम आपको मुफ्त भोजन देना चाहते हैं, ताकि आप हमें एक और मौका दे सकें। हमें उम्मीद है कि आप इस घटना को एक तरफ रख सकते हैं, और अपने सभी खाने की ज़रूरतों के लिए हमारे रेस्तरां को प्राथमिकता देते रहेंगे।

किसी भी प्रकार की कंपनी में काम करते समय, जो सीधे ग्राहकों के साथ काम करती है, उनमें से हर एक को संतुष्ट करने की कोशिश की जा सकती है, और कभी-कभी, गलतियाँ अपरिहार्य हैं। इसलिए, आप कितना भी प्रयास कर लें, आपके पास हमेशा कोई न कोई व्यक्ति होगा जो आपकी सेवाओं से असंतुष्ट है। अब, आपके लिए यहां होने का मतलब है, इसका मतलब है कि कोई व्यक्ति वास्तव में असंतुष्ट था, जिसका अर्थ है कि आपने बहुत मेहनत की है। इस बड़े पेंच के बाद, माफी माँगने का सबसे अच्छा तरीका औपचारिक जाना है। हाँ, यह सही है, इसका मतलब है कि आपको एक पत्र लिखना होगा। लेकिन 2017 में होने के नाते, आपके पास वास्तव में एक पत्र लिखे जाने की संभावना बहुत पतली है, इसलिए आपको शायद बिल्कुल पता नहीं है कि क्या लिखना है। और यह स्वाभाविक है। तो इसीलिए हम यहाँ हैं, आपके लिए सभी गंदे काम करने के लिए और आपको सर्वश्रेष्ठ माफी के पत्रों के लिए टेम्पलेट प्रदान करने के लिए जिन्हें आप ग्राहक को भेज सकते हैं!



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