वास्तव में गलत होने पर भी ग्राहक हमेशा सही होता है। लेकिन व्यवसाय में, ग्राहक कंपनी की वृद्धि को चलाते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि ब्रांड और उसके प्रतिनिधियों के साथ हर मुठभेड़ सकारात्मक अनुभव की ओर ले जाती है। हर समय हर किसी को खुश करना असंभव है, इसलिए आप रास्ते में कुछ झटके मारने की उम्मीद कर सकते हैं। इन घटनाओं को पहचानें, और स्थिति को कम करने के लिए जल्दी से कार्य करने के लिए तैयार रहें और यह सुनिश्चित करने की दिशा में काम करें कि एक परेशान ग्राहक तुष्ट है। माफी के एक पत्र के साथ शुरू करें, जो इस मुद्दे को निष्पक्ष रूप से शांत करता है। स्थिति में कंपनी की भूमिका को स्वीकार करें, लेकिन देयता के कारणों के लिए, अपनी जिम्मेदारी को सावधानीपूर्वक और सकारात्मक रूप से वाक्यांश दें। ग्राहक को बताएं कि समान परिस्थितियों से बचने के लिए अपनी नीतियों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करना प्राथमिकता होगी। असुविधा के लिए ग्राहक को कुछ ठोस देने की पेशकश करें: एक मुफ्त उपहार, अगली खरीद के लिए एक डिस्काउंट कूपन या उनकी लागतों का पूरा रिफंड।



जब ग्राहक व्यापार के मुद्दों के बारे में शिकायत करता है

  • हमें आपकी समस्याओं के बारे में हमारे (उत्पाद का नाम, मेक, मॉडल सहित) से सुनने का अफसोस है, जिसे (तिथि के नाम, ऑनलाइन वेबसाइट) से खरीदा गया था। (उत्पाद) योजना और बाजार परीक्षण के वर्षों का परिणाम है, लेकिन हम समझते हैं कि गड़बड़ होती है। हम ईमानदारी से क्षमा चाहते हैं कि हमारा उत्पाद आपकी अपेक्षाओं और आपकी असुविधा के लिए नहीं मिला। जब हम अपने उत्पादों के पीछे खड़े होते हैं, तो हम आपके जैसे ग्राहकों की प्रतिक्रिया की सराहना करते हैं, जो हमें सुधार के िसी भी क्षेत्र के बारे में बताने के लिए समय निकालते हैं, जिसे हमें अपनी सेवाओं में सुधार करते रहने के लिए देखना चाहिए। हम आपको $ 20 की राशि में एक उपहार कार्ड भेज रहे हैं जिसका उपयोग आप अपनी अगली खरीद ऑनलाइन या हमारे किसी भी स्टोर में कर सकते हैं। हम भविष्य में आपके साथ और अधिक व्यवसाय करने के लिए उत्सुक हैं।

जब ग्राहक सेवा के मुद्दों के बारे में शिकायत करता है

  • (कंपनी नाम) की ओर से, हम सेवा के अपने मानकों के कम होने के लिए क्षमा चाहते हैं। हमारी कंपनी को इस आधार पर बनाया गया था कि ग्राहकों को हमेशा पहले आना चाहिए, इसलिए जब हमारी टीम एक उत्पादक निष्कर्ष पर आपकी चिंताओं को संबोधित करने में विफल रही (घटना की तारीख), और आपको प्रतिक्रिया के लिए कई दिनों तक इंतजार करने के लिए बनाया गया था, यह अक्षम्य था हमारी संचार प्रणाली का टूटना। हमारी टीम इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए दूसरों से मिलेंगी ताकि यह तय किया जा सके कि हमारी प्रक्रिया टूट गई और यह सुनिश्चित करने के लिए कि हम इस घटना को फिर से होने से रोक सकते हैं। मैं आपके नोटों की एक प्रति साझा करूंगा और वास्तव में अधिक प्रतिक्रिया सुनने की सराहना करूंगा, जिससे आपको साझा करने के लिए अधिक अंतर्दृष्टि चाहिए। मेरी सीधी रेखा (फ़ोन नंबर) है, या मुझे (ईमेल पते पर) पहुँचा जा सकता है। मैंने आपके मामले को संभालने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ (सेवा का नाम) पेशेवरों को भी सौंपा है। वे आपकी सुविधा पर एक नियुक्ति करने के लिए संपर्क में रहेंगे ताकि हम आपकी संतुष्टि के लिए इस स्थिति को ठीक करने पर काम कर सकें। सेवा नि: शुल्क होगी।


व्यापारिक ग्राहकों के साथ व्यवहार

  • आप XX वर्षों के लिए (कंपनी का नाम) के एक मूल्यवान ग्राहक रहे हैं, और हम वास्तव में आपके व्यवसाय को महत्व देते हैं। हमारी कंपनियां अर्थव्यवस्था के ऊपर और नीचे के चक्रों के माध्यम से रही हैं, और हमने लगातार जारी रखा है। हमें आपके विकास में भागीदार होने पर गर्व है। हालाँकि, हमें लगता है कि उत्पादों के नाम के लिए आदेशों के नवीनतम बैच पर एक गतिरोध आ गया है। ऑर्डरिंग और हैंडलिंग प्रक्रिया को मिडस्ट्रीम में बदलना हमारा उद्देश्य नहीं था। लंबे समय के ग्राहक के रूप में, आपको वरीयता दी जानी चाहिए थी। हम ओवरसाइट के लिए माफी चाहते हैं। हमने अपने सबसे मूल्यवान ग्राहकों की पहचान करने के लिए एक स्टार सिस्टम शुरू किया है, जिसमें से आप एक हैं ताकि हमारे ऑर्डर लेने वाले फिर से यह गलती न करें। इस बीच, हमारी टीम वर्तमान में आपके आदेश को समाप्त कर रही है, और इस आदेश पर 20 प्रतिशत छूट एफओबी लागू करने का निर्देश दिया गया है। हम आपके साथ साझेदारी के कई और वर्षों के लिए तत्पर हैं।
  • ग्राहक को 8 नमूना माफी पत्र
  • औपचारिक माफी पत्र के नमूने

Business apology letter featured

हर समस्या एक अवसर है

व्यापार माफी पत्र के नमूने

  • प्रिय सर / मैडम, मैं, हमारी कंपनी की ओर से, कुछ दिनों पहले हमारी सेवाओं की बात आने पर जो दुर्भाग्यपूर्ण हादसा हुआ, उसके लिए ईमानदारी से माफी चाहूंगा। हम जानते हैं कि निर्धारित समय अवधि में हमें जो असाइनमेंट दिया गया है, उसे पूरा करने में हम असमर्थ हैं, और इसके लिए, हम पूरी तरह से माफी माँगते हैं। व्यावसायिकता एक ऐसा मूल्य है जिसके लिए हम प्रयास करते हैं, और हमारे मामले में इसे प्राप्त करने के लिए पहला कदम, हमारी गलती को स्वीकार करना होगा, और आपको न केवल धनवापसी की पेशकश करनी होगी, बल्कि वास्तव में हमारे काम को नि: शुल्क पूरा करना होगा, ताकि हम जारी रहें इस तरह के एक भरोसेमंद ग्राहक के साथ अच्छे शब्द, इस उम्मीद में कि आप इस तरह की छोटी सी गलती को नजरअंदाज करेंगे, और भविष्य में हमारी सेवाओं का उपयोग करना जारी रखेंगे। आप हमारी कंपनी की अच्छी प्रतिष्ठा का अंदाजा लगा सकते हैं, कि इस तरह की गलतियाँ बहुत बार नहीं होती हैं, और यही कारण है कि मैं आपसे वादा करने की स्थिति में हूं कि भविष्य में ऐसा कुछ भी नहीं होगा यदि आप हमें मौका दें और उपयोग करना जारी रखें हमारी सेवाएं।
  • प्रिय सर / मैडम, मैं अपने हाल के अप्रिय अनुभव के बारे में हमारे एक उत्पाद के साथ सीखने की दुर्भाग्यपूर्ण स्थिति में रहा हूं। चूंकि यह ऐसी चीज है जो आमतौर पर नहीं होती है, इसलिए मैंने इस मामले को व्यक्तिगत रूप से संबोधित करने का फैसला किया है। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, हमने कई बार कहा है कि गुणवत्ता वह है जिसके लिए हम प्रयास करते हैं, लेकिन आपको यह समझना होगा कि गलतियाँ हो सकती हैं। यह केवल स्वाभाविक है कि उन लोगों के बीच एक दोषपूर्ण उत्पाद होगा जो पूरी तरह से ठीक काम कर रहे हैं, और उनकी रिहाई के बाद से कई ग्राहकों को प्रसन्न किया है। लेकिन हम केवल कुछ ग्राहकों को खुश करने के लिए काम नहीं कर रहे हैं। यह हमारी कंपनी का आदर्श वाक्य है कि कोई भी हमारे परिसर को असंतुष्ट नहीं छोड़ता है। इस प्रकार, न केवल मैं आपको एक नया रेडी-टू-यूज़ उत्पाद पेश कर रहा हूं, दोषपूर्ण को बदलने के लिए, बल्कि मैं आपको हमारी दुकान से आपकी अगली खरीदारी पर 25% की छूट भी दे रहा हूं, जिससे हमें हुई असुविधा के लिए माफी मांगनी पड़े ।
  • नमूना माफी पत्र बॉस को
  • डर सर / मैडम, मुझे पता है कि हमारी कंपनी के परिसर में कुछ अव्यवसायिक व्यवहार के कारण हमारी कंपनी के साथ आपके हालिया संपर्क ने आपको असंतुष्ट छोड़ दिया है। मुझे आपको सूचित करना है कि इस व्यवहार के लिए जिम्मेदार व्यक्ति अब हमारी कंपनी का हिस्सा नहीं है, और कंपनी के मानकों का पालन नहीं करने वाले कार्यों के कारण उसे ड्यूटी से मुक्त कर दिया गया है। मैं आपके द्वारा की गई असुविधा के लिए ईमानदारी से क्षमा चाहता हूं और कुछ ऐसा पेश करना चाहता हूं, जो आपके लिए उम्मीद की जा सकती है। हम अपनी दुकान से आपकी अगली 3 खरीद के लिए 25% छूट की पेशकश कर रहे हैं, जो भी आइटम आप चुनते हैं। हमें उम्मीद है कि यह आपके लिए इस तरह के व्यवहार को नजरअंदाज करने के लिए पर्याप्त होगा क्योंकि हमें लगता है कि यह एक ऐसी कंपनी के लिए है जो व्यावसायिकता को बहुत अंत तक समर्थन करती है। हम यह सुनिश्चित करने के लिए अपने स्टाफ पर पूरी तरह से जाँच करते रहते हैं कि हमारे पास आपकी सेवाओं में उपलब्ध सर्वश्रेष्ठ कर्मी हैं, लेकिन कभी-कभी गलतियाँ मानव स्वभाव से अपरिहार्य हैं। लेकिन हमें उम्मीद है कि आप अपनी अगली खरीदारी के लिए हमें चुन सकते हैं और ऐसी किसी घटना को नजरअंदाज कर सकते हैं।

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